Child Protection Expectations

for Online Gatherings

The following online Safe Environment requirements apply to all Parish Religious Education Programs:

1. A signed parent and/or legal guardian permission form (see attachment) must be obtained for every minor who will be participating in virtual gatherings, whether on a regularly occurring basis or for a single event. The permission form is attached or can be downloaded [HERE].
2. Two VIRTUS cleared adults must be present for the duration of all online gatherings, classes, meetings. When using break out groups, two VIRTUS cleared adults must be present in each breakout group.
3. All virtual gatherings must be scheduled in advance and approved by the designated parish catechetical leader. If there is a need to reschedule a particular gathering, this must be coordinated through the parish leader.
4. Parents and/or legal guardians should be notified of the sessions and how they will be conducted. Parents/ legal guardian communication should include registration links in case they want to be present with the child.
5. Interactive chat features allowing participants to communicate in writing is discouraged in online lessons. However, some online gatherings may benefit from this feature. If activated, a VIRTUS compliant adult (other than the presenter) must monitor chat comments at all times. This individual must have the ability to delete comments that are inappropriate and remove participant(s) posting such comments. If a meeting platform allows you limit chat to only “public chat,” this option should be exercised (Zoom does have this feature). Even with this proactive measure, leaders should be aware of potential private conversations in chat features, which cannot be monitored.
6. Catechetical leaders are encouraged to “drop in” and/or “monitor” any scheduled sessions. They should be set as co-presenter to have easy access to join the session.
7. Student cameras may be on, but this is not required, nor should it be mandated. Parents remain responsible for their children and should retain discretion over whether to allow on-screen participation. If a minor has their camera on, parents may choose to be present, but are not required to do so.
8. Any electronic communication with a minor should include or be accessible by (a) the parents/guardians; or (b) at least two adult employees who are VIRTUS compliant (if the parish has only one employee, a cleared volunteer may be the second person).
9. Live meetings can only be recorded if all student cameras are off and no students are seen on screen.
10. Parishes may use pre-recorded webinars, lessons, etc. If minors are included in pre-recorded webinars as volunteer leaders, prior signed permissions must be on file at the parish. All pre-recorded webinars, lessons must be reviewed by parish leader before sharing with minors.

Expectativas de Protección al Menor
para Reuniones en Línea

Los siguientes requisitos en línea para un Ambiente Seguro se aplican a todos los Programas de Educación Religiosa Parroquial:

1. Se debe obtener un formulario de permiso firmado por los padres y/o tutores legales (ver archivo adjunto) para cada menor que participará en reuniones virtuales, ya sea de manera regular o para un solo evento. El formulario de permiso se adjunta o se puede descargar [AQUÍ].
2. Dos adultos autorizados por VIRTUS deben estar presentes durante la duración de todas las reuniones, clases y reuniones en línea. Cuando se usan grupos separados, deben estar presentes dos adultos autorizados por VIRTUS en cada grupo separado.
3. Todas las reuniones virtuales deben ser programadas con anticipación y aprobadas por el líder catequético designado de la parroquia. Si es necesario reprogramar una reunión particular, esta debe coordinarse a través del líder de la parroquia.
4. Los padres y/o guardianes legales deben ser notificados de las sesiones y cómo se llevarán a cabo. La comunicación de los padres/guardianes legales debe incluir enlaces de registro en caso de que quieran estar presentes con el niño.
5. Las funciones de chat interactivo que permiten a los participantes comunicarse por escrito no se recomiendan en las lecciones en línea. Sin embargo, algunas reuniones en línea pueden beneficiarse de esta función. Si está activado, un adulto compatible con VIRTUS (que no sea el presentador) debe monitorear los comentarios del chat en todo momento. Esta persona debe tener la capacidad de eliminar comentarios que sean inapropiados y eliminar a los participantes que publiquen dichos comentarios. Si una plataforma de reunión le permite limitar el chat a solo "chat público", esta opción debe ejercerse (Zoom tiene esta función). Incluso con esta medida proactiva, los líderes deben estar al tanto de posibles conversaciones privadas en las funciones de chat, que no pueden ser monitoreadas.
6. Se alienta a los líderes catequéticos a que "entren" y/o "supervisen" cualquier sesión programada. Deben establecerse como copresentadores para tener un acceso fácil para unirse a la sesión.
7.  Las cámaras de los estudiantes pueden estar encendidas, pero esto no es obligatorio, ni debe ser obligatorio. Los padres siguen siendo responsables de sus hijos y deben tener discreción sobre si deben permitir la participación en pantalla. Si un menor tiene su cámara encendida, los padres pueden elegir estar presentes, pero no están obligados a hacerlo.
8. Cualquier comunicación electrónica con un menor debe incluir o ser accesible por (a) los padres/guardianes; o (b) al menos dos empleados adultos que cumplen con los requisitos del VIRTUS (si la parroquia tiene solo un empleado, un voluntario autorizado puede ser la segunda persona).
9. Las reuniones en vivo solo se pueden grabar si todas las cámaras de los estudiantes están apagadas y no se ven estudiantes en la pantalla.
10. Las parroquias pueden usar seminarios web pregrabados, lecciones, etc. Si los menores se incluyen en seminarios web pregrabados como líderes voluntarios, los permisos firmados previamente deben estar archivados en la parroquia. Todos los seminarios web pregrabados, las lecciones deben ser revisadas por el líder de la parroquia antes de compartirlas con menores